Privacy beleid

Privacy beleid

Laatst herzien: 25 mei 2018

In deze privacy beleid geven wij toelichting op de wijze waarop wij persoonsgegevens gebruiken en verwerken. Dit beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken wanneer u gebruik maakt van onze dienstverlening, of wanneer u contact met ons opneemt.

Wie zijn wij?
Wij zijn Tong’s Belastingen en Administratie met als rechtsvorm een besloten vennootschap die gevestigd is aan de Karel Doormanstraat 32 te Rotterdam.

Bedrijfsgegevens
Tong’s Belastingen en Administratie B.V.
Karel Doormanstraat 32
3012 GJ Rotterdam
KVK-nummer: 59581158

Als administratie- en belastingkantoor verwerken wij privacygevoelige informatie die gerelativeerd kunnen worden naar een persoon. In dit geval gaat het dus om het verwerken van persoonsgegevens en zijn wij aangemerkt als de verwerker.

Om de privacy van onze klanten waar te borgen en de persoonsgegevens te beschermen, zijn wij genoodzaakt om ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (algemeen bekend de AVG) te houden.

Welk soorten persoonsgegevens verwerken wij?
Salarisadministratie
Met betrekking tot de salarisadministratie verwerken wij in toestemming van de klant bijvoorbeeld de volgende persoonsgegevens: naam, adresgegevens, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer, Burgerservicenummer, bankrekeningnummer, gegevens omtrent dienstverband, autogegevens, e-mailadres van werknemer, contactgegevens van de organisatie en contactpersoon, financiële gegevens, salarisgegevens, pensioengegevens, opleidingsgegevens en verlof- en verzuimgegevens.

Fiscale zaken
Met betrekking tot de fiscale zaken verwerken wij in toestemming van de klant bijvoorbeeld de volgende persoonsgegevens: facturen met daarop de contactgegevens van de klant, het doen van de aangifte inkomstenbelasting met financiële gegevens, geboortedatums, verzekeringsgegevens, WOZ-waarde van eigen woning en dergelijke. Deze gegevens worden opgeslagen in ons interne systeem en de systemen die wij gebruiken voor het verwerken van deze systemen.

Overige administratieve zaken
Met betrekking tot de overige administratieve zaken verwerken wij in toestemming van de klant bijvoorbeeld de volgende persoonsgegevens: privé contactgegevens van klant en meterstanden voor het doorgeven van de energiemeters. Deze gegevens worden opgeslagen in ons interne systeem en de systemen die wij gebruiken voor het verwerken van deze systemen.

Klantcontacten
Met betrekking tot het contact opnemen via mail, telefoon of contactformulier leggen wij deze contacten zoveel mogelijk vast in ons interne systeem. Vervolgens zal via deze manier met u gecontacteerd worden. Deze gegevens worden opgeslagen in ons interne systeem en de systemen die wij gebruiken voor het verwerken van deze systemen.

Leveren van dienst
Met betrekking tot het leveren van de dienst is het genoodzaakt om te weten – in geval van automatische incasso – vanaf welke rekening geïncasseerd dient te worden. Dit bankrekeningnummer wordt opgeslagen in ons systeem.

Bijzondere persoonsgegevens
Met betrekking tot de bijzondere persoonsgegevens verzamelen wij deze gegevens niet. Onder bijzondere persoonsgegevens vallen gegevens zoals betreffende ras, geloofsovertuiging, strafblad en seksuele geaardheid van bezoekers. Zo nodig zullen wij uw expliciete toestemming voor het verzamelen en gebruiken van bedoelde gegevens vragen.

Geldt de andere wetgeving nog?
Ondanks de Algemene Verordening Gegevensbescherming (algemeen bekend als AVG) die vanaf 25 mei 2018 van kracht gaat, zal Tong’s Belastingen en Administratie zich houden aan de wet wat betreft het verzamelen en bewaren van de informatie. Gezien het feit dat de wet eisen kan stellen aan het verzamelen en bewaren van informatie. Zo kent de wet een bewaarplicht voor bijvoorbeeld de salarisadministratie.

Met wie wij uw gegevens delen?
Tong’s Belastingen en Administratie zal nooit de privacygevoelige persoonsgegevens aan derden verkopen.

Gezien het feit dat wij de persoonlijke gegevens verwerken en gebruik maken van diverse systemen hebben wij met deze partijen een bewerkersovereenkomsten ondertekend. Hierin staat duidelijke afspraken vermeld over de verantwoordelijkheden, beveiliging, vertrouwelijkheid, het melden van datalekken en de overige door de privacywetgeving opgelegde verplichtingen.

Beveiliging en bewaartermijnen
Met betrekking tot beveiliging en bewaartermijnen passen wij technische en organisatorische maatregelen toe om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Ook hebben wij met derden die uw informatie bewerken (‘bewerkers’ in de zin van de privacywetgeving) afspraken hierover gemaakt.

Uw persoonlijke informatie zal niet langer worden bewaard dan nodig is voor de in dit privacy beleid beschreven doelen.

Uw rechten
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar de Data Protector Officer. Dit kunt u ook doen als u gebruik wilt maken van uw recht op dataportabiliteit. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw rijbewijs, ID-kaart of paspoort bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen wij u om in deze kopie uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit ter bescherming van uw privacy. Tong’s Belastingen en Administratie zal zo snel mogelijk (en zeker binnen 1 maand) op uw verzoek reageren.

Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan en komt u er met ons niet uit, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe wij met dit privacy beleid omgaan?
Met betrekking tot het omgaan van dit privacy beleid behouden wij het recht voor van tijd tot tijd ons privacy beleid aan te passen. Wanneer wij veranderingen aanbrengen, passen wij de hierboven vermelde datum van herziening aan, en de aangepaste of gewijzigde versie geldt voor u en uw gegevens per de datum van herziening. Als klant vragen wij u daarom regelmatig de meest recente versie van onze privacybeleid te bekijken, zodat u steeds op de hoogte bent van de manier waarop wij uw gegevens beschermen.

Vragen
Als u nog vragen hebt over ons privacy beleid neem dan contact op met onze Data Protection Officer (Functionaris voor Gegevensbescherming).

© Copyright - Tong's Belastingen en Administratie